Trong các giao dịch cần công chứng, cá nhân có thể đến cơ quan công chứng hoặc Văn phòng công chứng. Vậy văn phòng công chứng là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé!
Văn phòng công chứng là gì?
Công chứng là việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng xác nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, tính chính xác, hợp pháp và không trái đạo đức của việc dịch văn bản, bản sao từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà phải được công chứng theo quy định của pháp luật hoặc do cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Tổ chức công chứng bao gồm phòng công chứng và văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Như vậy, văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chức năng của tổ chức hành nghề công chứng (Khoản 1, Khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng 2014)
Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng
Nguyên tắc thành lập tổ chức công chứng như sau:
– Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo quy định của Luật Công chứng 2014.
– Văn phòng công chứng mới hình thành ở những địa bàn chưa có điều kiện phát triển văn phòng công chứng.
– Văn phòng công chứng thành lập tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi theo quy định của Chính phủ.
(Điều 18 Luật Công chứng 2014)
Hoạt động của văn phòng công chứng
– Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan áp dụng đối với loại hình công ty hợp danh.
Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên chung trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
– Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng văn phòng.
Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên phụ của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
– Tên Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” cùng với họ và tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ và tên của một công chứng viên thành viên khác của Văn phòng công chứng đã được liên kết theo thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của người khác. tổ chức hành nghề công chứng không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và truyền thống cao đẹp của dân tộc.
– Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện theo quy định của Chính phủ.
Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, lệ phí công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
– Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy;
Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập.
Thủ tục, hồ sơ yêu cầu khắc con dấu cũng như việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
(Điều 22 Luật Công chứng 2014)
Quy định về việc thành lập, đăng ký văn phòng công chứng
Về hồ sơ
– Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải làm hồ sơ đề nghị thành lập Phòng công chứng để Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.
Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng bao gồm:
– Đơn xin thành lập;
– Dự án thành lập văn phòng công chứng
Trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến tổ chức, tên gọi, biên chế, địa điểm đặt trụ sở, điều kiện cơ sở vật chất và kế hoạch thực hiện;
– Bản sao quyết định cử công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.
Về tủ tục đăng ký
Bước 1: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng công chứng
Người có nhu cầu thành lập công chứng phải chuẩn bị hồ sơ quy định tại mục 4.2 gửi cơ quan có thẩm quyền.
Bước 2: Xét duyệt hồ sơ
Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ xin thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng;
trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bước 3: Lưu hoạt động
Trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép kinh doanh, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động với Bộ Tư pháp nơi ra quyết định cho phép kinh doanh.
Nội dung ghi chép việc công chứng
Nội dung ghi chép việc công chứng bao gồm:
– Tên văn phòng công chứng;
– Họ, tên Trưởng Văn phòng công chứng;
– Địa chỉ trụ sở Văn phòng công chứng;
– Danh sách công chứng viên thành viên của Văn phòng công chứng;
– Danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).
Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng
Hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng bao gồm:
– Bản đăng ký hoạt động, tài liệu chứng minh trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung ghi trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề của công chứng viên liên kết, công chứng viên hành nghề với tư cách công chứng viên làm việc theo hợp đồng lao động hành nghề công chứng (nếu có) .
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Bộ Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; Trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ động cơ.
(Điều 23 Luật Công chứng 2014)
Thời điểm hoạt động công chứng
Văn phòng công chứng được tiến hành hoạt động công chứng kể từ ngày được Bộ Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động.
Bước 4: Cung cấp thông tin về nội dung hồ sơ hoạt động của Văn phòng công chứng
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày cấp, cấp lại Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng, Bộ Tư pháp phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê hoặc cơ quan công an cấp tỉnh biết. , Ủy ban nhân dân huyện, thành phố, thị xã, Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện, huyện nơi đặt Văn phòng công chứng.
(Điều 25 Luật Công chứng 2014)
Bước 5: Đăng tải nội dung ghi âm hoạt động công chứng
– Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng 03 số liên tiếp trên báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động những nội dung sau đây:
+ Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;
+ Họ, tên và số quyết định bổ nhiệm công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng;
+ Số, ngày, tháng, năm cấp Giấy chứng nhận đăng ký khai thác, nơi đăng ký khai thác, ngày bắt đầu khai thác.
– Trường hợp cấp lại Giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải công bố nội dung đăng ký hoạt động theo quy định tại khoản 1 Điều 26 Luật Công chứng 2014.
(Điều 26 Luật Công chứng 2014)
Vậy là qua bài viết chúng tôi đã giúp bạn giải đáp các thắc mắc xoay quanh chủ đề văn phòng công chứng là gì. Mong rằng qua bài viết bạn có thể áp dụng hiểu quả vào công việc và cuộc sống.
